دليل
أتمتة الذكاء الاصطناعي للشركات الصغيرة: من أين تبدأ.
دليل عملي لأصحاب الأعمال ومسؤولي العمليات: أي المهام تُؤتمت أولاً، وما الذي يجب أن يتوفر قبل أن يفيد الذكاء الاصطناعي، وكيف تعرفون إن كانت الأتمتة قد نجحت.
- ابدؤوا بخطوة صغيرة
- قيسوا المكسب
- إشراف بشري دائم
الخلاصة
أتمتوا مهمة واحدة، لا قسماً كاملاً.
تحقق الفرق الصغيرة أكبر فائدة من الذكاء الاصطناعي حين توجهه إلى مهمة واحدة متكررة لها مسؤول واضح ونتيجة يمكن قياسها. قراءة الفواتير وإدخالها في النظام المحاسبي. الإجابة عن الأسئلة التي يطرحها العملاء كل يوم. حجز المواعيد عبر خط الهاتف. صياغة رسالة المتابعة بعد المكالمة.
أما ما نادراً ما ينجح فهو شراء أداة ذكاء اصطناعي ثم البحث عن استخدام لها، أو محاولة أتمتة وظيفة كاملة دفعة واحدة. ابدؤوا بنطاق ضيق، وأثبتوا المكسب على عمل حقيقي، ثم وسّعوا النطاق.
من أين تبدأ
المهام التي تؤتمتها الفرق الصغيرة أولاً عادةً.
كل واحدة منها متكررة، ولها مسؤول واضح، وتنتج شيئاً يمكنكم التحقق منه.
المستندات الواردة
قراءة الفواتير والنماذج والإحالات والعقود وتصنيفها وإدخالها في النظام الصحيح، مع موافقة شخص على أي حالة لا يكون النظام متأكداً منها.
أسئلة العملاء المعتادة
مساعد يجيب استناداً إلى سياساتكم وقاعدة معارفكم، ويوضح مصدر كل إجابة، ويحيل المحادثة إلى شخص عندما ينبغي ذلك.
المتابعات والملخصات
ملخصات المكالمات والاجتماعات، ومسودات رسائل المتابعة، والخطوات التالية مدونة في نظام CRM لديكم ليراجعها شخص ويرسلها.
الترجمة والتوطين
ترجمة المحتوى أو إضافة الترجمة النصية إليه أو دبلجته، مع خطوات للمراجعة، لتتمكنوا من خدمة عملائكم بأكثر من لغة.
قبل أن تبدؤوا
ما يجب أن يتوفر قبل أن يفيد الذكاء الاصطناعي.
إن غاب شيء من ذلك فعالجوه أولاً. فالأتمتة تجعل العملية الفوضوية أسرع، لا أفضل.
العملية موثقة كتابةً ولو بشكل تقريبي، وتُنفذ بالطريقة نفسها في كل مرة
هناك من يتحمل مسؤولية النتيجة وسيلاحظ إن حدث خطأ
البيانات التي تحتاجها المهمة متاحة، ونظيفة بقدر معقول، ومسموح باستخدامها
تعرفون شكل المخرجات الجيدة، بحيث يمكن التحقق منها
هناك شخص يراجع كل ما له أثر فعلي على العميل أو على الأموال
نوعان من الذكاء الاصطناعي
المساعدات الذكية مقابل أتمتة سير العمل.
كلاهما مفيد، لكنهما يحلان مشكلات مختلفة، والخلط بينهما سبب شائع لتعثر التجارب الأولية.
المساعدات الذكية والمساعدون الرقميون
تساعد الشخص على أداء عمله: الصياغة والتلخيص والبحث والإجابة. ويظل الشخص متحكماً في كل مخرج. البدء بها سهل، ويتوقف المكسب على مدى استخدام الناس لها.
أتمتة سير العمل
تنفذ مهمة محددة من البداية إلى النهاية: تقرأ المستند، وتتحقق منه، وتدخله في النظام، وتنبّه إلى الاستثناءات. إعدادها أصعب، لكن مكسبها ثابت لأنها تعمل سواء تذكّر أحد استخدامها أم لا.
كيف تديرون أول تجربة أولية
من الفكرة إلى نتيجة يمكنكم الوثوق بها.
اختاروا مهمة واحدة ومقياساً واحداً
اختاروا المهمة، ثم المقياس الوحيد الذي يجب أن تحركه التجربة، مثل الوقت الموفَّر أسبوعياً أو جودة الاستجابة أو الأخطاء المكتشفة.
حددوا الضوابط
قرروا البيانات التي يحق للنظام قراءتها، وأين تتم معالجتها، وما الذي يجب ألا يغادر بيئتكم أبداً.
ابنوا على عمل حقيقي
شغّلوا التجربة على مستندات أو مكالمات أو أسئلة حقيقية، لا على بيانات تجريبية، مع شخص يراجع كل مخرج في البداية.
قارنوا النتيجة بالمقياس
قيّموا النتيجة بصدق مقابل المقياس الذي حددتموه. وإن لم تحركه، فغيّروا النهج أو توقفوا.
اربطوا ووسّعوا
بمجرد أن تنجح، اربطوها بالأنظمة التي يستخدمها فريقكم بالفعل، ووسّعوها إلى المهمة التالية.
الحوكمة
الحفاظ على الأمان وقابلية التدقيق.
تتبع صلاحيات الوصول أذوناتكم الحالية، فلا يرى النظام إلا ما يمكن للشخص الذي يستخدمه أن يراه
يُسجَّل كل إجراء آلي مع ما قام به وسبب قيامه به
تُحال المخرجات عالية الأثر إلى شخص للموافقة عليها قبل أن تصل إلى العميل
تُراقَب النتائج بعد الإطلاق، لتروا إن كان المكسب مستمراً
أسئلة
أسئلة شائعة من الفرق الصغيرة.
هل نحتاج إلى علماء بيانات خاصين بنا؟
لا. أول أتمتة هي في معظمها تصميم للعمليات وتكامل وخطوات مراجعة دقيقة. تحتاجون إلى شخص مسؤول عن المهمة وقادر على الحكم على صحة المخرجات.
هل سيحل الذكاء الاصطناعي محل موظفينا؟
عملياً، يزيل الجزء المتكرر من العمل، فيقضي الموظفون وقتهم في الجوانب التي تتطلب حسن التقدير والتعامل مع العملاء واتخاذ القرارات.
هل بياناتنا آمنة؟
يمكن أن تكون كذلك إذا صُممت الضوابط منذ البداية: ما يحق للنظام قراءته، وأين تتم معالجة البيانات وتخزينها، وما يبقى داخل بيئتكم.
كيف نعرف إن كانت الأتمتة تعمل؟
اتفقوا على مقياس واحد قبل البدء وتحققوا منه على عمل حقيقي. وإن لم يتحرك المقياس، فقد أخبرتكم التجربة بشيء مفيد، وينبغي تغييرها أو إيقافها.
ما دور Spell Solutions؟
نساعد في اختيار المهمة الأولى، ونبني التجربة الأولية على أنظمتكم مع خطوات للمراجعة، ثم ننقلها إلى بيئة الإنتاج مع المراقبة. اطلعوا على خدمة أتمتة الذكاء الاصطناعي لدينا لمعرفة كيف يسير التعاقد.
هل تفكرون في مهمة بعينها؟
أخبرونا بالمهمة التي تودون أتمتتها والأنظمة المرتبطة بها، وسنخبركم بصراحة إن كانت مرشحة جيدة للبداية.